1. Datenschutzinformationen gem. Art. 13 DS-GVO
Im Rahmen Ihres Antrags auf Familien- / Sozial- oder Seniorenpass ist es erforderlich personenbezogene Daten über Ihre Person zu verarbeiten. Um Ihnen einen Überblick darüber zu geben, haben wir nachfolgend für Sie folgende Informationen zusammengestellt.
2. Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle iSd. DS-GVO ist die Stadt Offenburg, vertreten durch den Oberbürgermeister Marco Steffens, Hauptstr. 90, 77652 Offenburg, Tel. 0781 82-0, Fax: 0781 82-7515; E-Mail: buero.ob@offenburg.de.
3. Art und Verarbeitung der personenbezogenen Daten
Im Rahmen der Antragstellung über das Online-Formularsystem Formcycle werden folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet:
• Angaben zur antragstellenden Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten)
• Angaben zu im Haushalt lebenden Personen (Name, Geburtsdatum, ggf. Schulbescheinigung bei Kindern)
• Einkommensnachweise und ggf. weitere Nachweise (z. B. Steuerbescheide, Lohn- oder Rentenabrechnungen, Leistungsbescheide, Unterhalts- oder Wohngeldnachweise)
• Angaben zu Art und Zeitraum des beantragten Passes
Die Daten werden durch Sie im Online-Formular eingegeben, elektronisch an die Stadt Offenburg übermittelt und dort in der zuständigen Fachabteilung (Fachbereich 9/10 – Soziales und Bürgerservice) zur Bearbeitung verwendet.
Die Vorgänge werden im Dokumentenmanagementsystem Enaio gespeichert und dort im Rahmen der Antragsbearbeitung verwaltet.
Verarbeitung:
Eingabe durch Antragstellende Person, Weiterverarbeitung, Speicherung und Löschung durch Sachbearbeitung
4. Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zum Zweck der Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung Ihres Antrags auf Ausstellung eines Familien-, Sozial- oder Seniorenpasses durch die Stadt Offenburg.
Hierzu gehören insbesondere die Prüfung der Anspruchsvoraussetzungen, die Entscheidung über den Antrag sowie die Ausstellung des Passes.
5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Daten
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von
• Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i. V. m. § 4 LDSG BW (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse),
• soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO in Verbindung mit den kommunalen Richtlinien der Stadt Offenburg zur Gewährung von Familien-, Sozial- oder Seniorenpässen,
• für freiwillige Angaben (z. B. Telefonnummer zur Rückfrage) ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung).
6. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer
Die im Rahmen des Antrags erhobenen Daten werden für die Dauer der Bearbeitung sowie im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. nach kommunal- und haushaltsrechtlichen Vorgaben) gespeichert. Nach Ablauf der Fristen oder sobald die Daten für den genannten Zweck nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht oder archiviert. Dies gilt auch im Falle des Widerrufs der vorliegenden Einwilligung.
7. Empfänger personenbezogener Daten und Übermittlung in Drittländer
Ihre Daten werden durch den Verantwortlichen nicht übermittelt.
8. Rechte des Betroffenen: Auskunft, Berichtigung, Löschung und Sperrung, Widerspruchsrecht
Sie sind gemäß Art. 15 DS-GVO jederzeit berechtigt, gegenüber der Stadt Offenburg um umfangreiche Auskunftserteilung zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu ersuchen.
Gemäß Art. 16,17,18 DS-GVO können Sie jederzeit gegenüber der Stadt Offenburg die Berichtigung, Löschung und Einschränkung einzelner personenbezogener Daten verlangen.
Gem. Art 77 DS-GVO steht ihnen unbeschadet weiterer Rechtsbehelfe jederzeit bei der Aufsichtsbehörde, dem Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, post-stelle@lfdi.bwl.de, ein Beschwerderecht zu.
Sie können darüber hinaus jederzeit ohne Angaben von Gründen von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen und die erteilte Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft abändern oder gänzlich widerrufen. Sie können den Widerspruch entweder postalisch, elektronisch per E-Mail oder per Fax an die Stadt Offenburg (Kontaktdaten) übermitteln.
9. Datenschutzbeauftragte
Die Datenschutzbeauftragte der Stadt Offenburg, erreichen Sie ebenfalls unter o.g. Adresse mit dem Zusatz:“ z.Hd. Datenschutzbeauftragte“. Tel. 0781 82-2116, Fax 0781 82-7667, E-Mail: datenschutz@offenburg.de